أهم 4 نصائح لاجتماعات العمل الناجحة هل تجد نفسك تخاف من الاجتماعات؟ هل تتجنب باستمرار حضور الاجتماعات أو عقدها لأنه لا يبدو أنك تصل إلى أي مكان؟
كل مكتب لديه هذه المشكلة ، وهناك العديد من الطرق التي تتحول من خلالها الاجتماعات من كونها وسيلة مفيدة للتواصل وتبادل الأفكار إلى إضاعة الوقت في استنزاف الطاقة.
أهم 4 نصائح لاجتماعات العمل الناجحة
الاجتماعات حق من الحقوق الدستورية ومن مبادئ الحريات التي أخذت بها الدساتير حتى تتيح للمواطنين تبادل الرأي والتشاور واتخاذ القرارات خارج نطاق المؤسسات الدستورية.
حرية الاجتماعات من الحقوق الشخصية التي كفلتها الدساتير الديموقراطية، غير أنه في كثير من الأحيان يحاط النص الدستوري بالغموض بالنسبة إلى حدود استخدام هذا الحق الذي يفيد عادة بحق الدولة في وقاية نظام الحكم أو صيانة الأمن العام.
ومع ذلك ، من المهم تحسين أسلوب الاجتماع الخاص بك لأنه يمكن أن يكون جزءًا مهمًا من أي ثقافة مكتبية. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها نقل اجتماعاتك إلى المستوى التالي والتأكد من حصول الحاضرين على أقصى استفادة من الاجتماعات التي تعقدها.
أبعد التكنولوجيا غير الضرورية عن الفضاء.
تكنولوجياطريقة رائعة للنهوض بعملك ، ولكنها قد تكون أيضًا مبذرًا للوقت الفعلي. إذا كان الحاضرون في اجتماعك يتحققون باستمرار من هواتفهم أو يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني ، فلن تكون اجتماعاتك منتجة كما ينبغي أن تكون لعملك. بدلاً من ذلك ، اطلب من الحاضرين في الاجتماع ترك أجهزتهم في مكاتبهم.
اشرح أنه سيساعد الجميع على أن يكونوا أكثر تفاعلًا وحضورًا في الاجتماعات ، مما سيجعلها أكثر فائدة للجميع. من المحتمل أن تسمع بعض الارتداد في البداية ، ولكن بمجرد أن يدرك الحاضرون مقدار ما تنجزه في اجتماع خالٍ من الإلهاء ، فمن المحتمل أن يروا ذلك على طريقتك.
ضع جدول أعمال والتزم به.
يريد الناس معرفة ما يمكن توقعه عند تخصيص وقت لحضور اجتماع. يحتاجون أيضًا إلى معرفة ما إذا كان هناك شيء يجب أن يستعدوا للمساهمة فيه أو إذا كانوا بحاجة إلى طرح أسئلة حول موضوع معين. أثناء إعداد جدول الأعمال قد يبدو جامدًا ، سيصبح التأثير واضحًا بمرور الوقت.
ستبدأ في رؤية الحاضرين الأكثر استعدادًا للموضوعات التي تقدمها إن معرفة المحتوى الأساسي للاجتماع في وقت مبكر يعني أن الحاضرين في الاجتماع سيعطون الجميع الوقت للتفكير في الموضوعات والاستعداد لمناقشتها.
سيعني هذا أنك تحصل على المزيد من التعليقات الثاقبة والاقتراحات المفيدة بدلاً من طرح محتوى جديد على الأشخاص وتوقع منهم أن يأتوا بأفكار مبتكرة على الفور.
سيكون جدول الأعمال أيضًا بمثابة سجل لمحتوى الاجتماع في حالة احتياجك إلى إعادة النظر في الموضوعات أو التحقق من أن كل شيء قد تمت تغطيته.
اجعل اجتماعاتك قصيرة وقيمة.
لقد كنا جميعًا في اجتماع يستمر دون جدوى على ما يبدو. سواء كان ذلك بسبب أن قائد الاجتماع لم يكن مستعدًا تمامًا أو لأن الموضوع ممل ، فإن الاجتماع الطويل والممل يمكن أن يكون ضربة كبيرة لإنتاجيتك. إذا قمت بجدولة الاجتماعات ورأيت قائمة الحاضرين المرفوضة أطول من تلك التي قبلت ، فقد تكون معروفًا بالاجتماعات غير الضرورية.
اتصل بالاجتماعات فقط عند الحاجة إليها. إذا كان من الممكن توصيل رسالة بشكل صحيح في رسالة بريد إلكتروني مكونة من فقرة واحدة ، فانتقل إلى هذا الطريق. إذا استغرق الأمر أكثر من ذلك ، ففكر في عقد اجتماع ولكن اجعله قصيرًا وغني بالمعلومات. امنح الحاضرين سببًا للحضور ولا تضيعوا وقتهم.
كلما اكتسبت سمعة كقائد اجتماع فعال يحترم وقت الناس ، كان من الأسهل حث العاملين على حضور اجتماعاتك.
احصل على التعليقات وقم بإجراء التعديلات.
لا يمكنك افتراض أن صيغة الانتقال الخاصة بك للاجتماعات تعمل دائمًا. اطلب التعليقات وتحدث إلى الحاضرين وتعرف على التحسينات التي يمكن إجراؤها. نادراً ما تكون الاجتماعات شيئًا يتطلع إليه الناس بترقب.
ومع ذلك ، فهي جزء ضروري من بيئة العمل المنتجة، لذلك عليك التأكد من حصول الجميع على أقصى استفادة من الاجتماعات التي يحضرونها. يمكن أن يساعدك تغيير أسلوبك وتحديث أسلوبك في جعل اجتماعاتك أكثر إفادة وغنية بالمعلومات.
[https://www.youtube.com/@DrRasselKassem]قناة Dr. Rassel Kassem
