العمل الحر

5 فوائد لمراقبة المستندات للشركات

5 فوائد لمراقبة المستندات للشركات جعلت الشركات في جميع الصناعات من برمجيات التحكم في المستندات عنصرًا حاسمًا في تحولاتها الرقمية – اكتشاف توفيرًا هائلاً للوقت والتكلفة. صناعة الأدوية ليست استثناء.

5 فوائد لمراقبة المستندات للشركات

مراقبة المستندات
مراقبة المستندات

في الواقع ، هناك جوانب محددة من عمليات الأدوية مهيأة لإدارة المستندات لتدخل وتصلح عملياتها الورقية الشاقة والمكلفة والمحفوفة بالمخاطر. بالنظر إلى أن تطوير الأدوية هو خط عمل طويل ومعقد وثقيل من حيث التنظيم ، فإن المستحضرات الصيدلانية يجب أن تستفيد فقط من مراقبة الوثائق. إليك الطريقة:

زيادة الكفاءة

هناك العديد من المراحل التي ينطوي عليها إنشاء الأدوية – من مرحلة ما قبل السريرية إلى السريرية إلى مراحل الإطلاق وما بعد السوق. يتضمن كل منها كميات هائلة من الوثائق ، ومعظمها حساس ويجب أن يلتزم باللوائح.

 في المرحلة ما قبل السريرية ، يمكن لعمليات البحث والاختبار التي تستغرق أحيانًا سنوات أن تولد آلاف المستندات. وتحتاج هذه الوثائق إلى تجميعها وتقديمها. يؤدي استخدام برنامج إدارة المستندات لتنظيم هذه الملفات الضخمة وحمايتها وتجميعها وتسليمها إلى توفير وقت وعمالة هائلة لشركات الأدوية.

الامتثال المضمون

في نطاق اللوائح التي تحكم صناعة المستحضرات الصيدلانية ، هناك تلك التي تتطلب على وجه التحديد توثيقًا فعالًا ، مثل معيار 21 CFR 58. نفذت إدارة الأدوية الفيدرالية عددًا كبيرًا من اللوائح التي تتعلق بجميع جوانب الأدوية وكل مرحلة ينتقل فيها دواء جديد.

 يجب أن تكون شركات الأدوية قد سجلت أحدث المعايير ، وإلا فإنها تخاطر بغرامات كبيرة ووقف سنوات من العمل. هذا هو المكان الذي يتألق فيه برنامج التحكم في المستندات حقًا. تساعد إدارة المستندات شركات الأدوية على تحقيق الامتثال الصارم للعديد من اللوائح من خلال الالتزام بمتطلبات التوثيق والإبلاغ عنها.

تقليل الخطأ وتحسين الأمان

تساعد برامج إدارة المستندات عالم الأدوية ليس فقط في ضمان حماية المستندات وإمكانية الوصول إليها بسهولة ، ولكنها تمنع الأخطاء البشرية.

في مثل هذا النظام ، يمكن للمسؤولين إعداد أذونات يمكن تهيئتها وصولاً إلى مستوى المستند الفردي. تنظم هذه الأذونات من يمكنه رؤية المستند ، ومن لديه حق الوصول للتحرير ، والموظفون المصرح لهم بالتنقل عبر المستندات من خلال سير العمل.

تقليل الصداع الإداري

تقدم العمليات الورقية مجموعة من المضايقات – لا يستهلك أي منها وقتًا طويلاً ولكنه يزيد من أوجه القصور الكبيرة بمرور الوقت. بعض هذه تشمل:

مراقبة المستندات
مراقبة المستندات
  • البحث والاسترجاع والتحديثات. يعمل التحكم في المستند على تبسيط هذه المهام ، لذا فإن البحث عن مستند وتحديد موقعه وإجراء التغييرات عليه يكتمل في غضون دقائق.
  • مشاكل الازدواجية. يمكن أن تؤدي التكرارات والمستندات المكررة إلى إعاقة سير العمل وإرباك العمال وإعاقة تقدم المشروع. يضمن التحكم في المستندات بقاء المستندات فريدة.
  • التخزين والوصول. باستخدام الورق ، يلزم تخزين مادي ضخم لإيواء جميع الوثائق المنتجة أثناء العمل الصيدلاني. ويجب على العمال زيارة مواقع التخزين هذه فعليًا لاسترداد أي شيء. يخزن التحكم في المستندات كل شيء رقميًا ، حتى يتمكن العمال من الوصول الفوري إلى الملفات المؤرشفة.

تدقيق مبسط مراقب وثائق.

تخشى معظم الشركات اليوم الذي يتم فيه تدقيقها ، والشركات الصيدلانية لديها الكثير على المحك إذا خضعت للتدقيق. على غرار الطريقة التي تساعد بها في ضمان الامتثال ، تساعد أنظمة إدارة المستندات الأدوية في إنتاج وثائق للمراجعين بطريقة فعالة من حيث الوقت. لا يتعين على المنظمات التدافع لجمع المستندات ، ويمكنهم أن يطمئنوا إلى أن وثائقهم تصل إلى المستوى التنظيمي.

يمكن لشركات الأدوية أيضًا تقديم وثائق جاهزة للتدقيق في حالة تلقيها رسالة تحذير ، والتي من المحتمل أن تتجنب اتخاذ مزيد من الإجراءات.

تحسين وقت الوصول إلى السوق

في النهاية ، تريد شركات الأدوية أن تكون قادرة على طرح أدويتها في السوق بشكل أسرع من منافسيها. باستمرار في سباق السرعة مع تطور الابتكار والعلوم والتكنولوجيا ، يحتاج صانعو الأدوية إلى وقت ليكونوا إلى جانبهم.

 إدارة الوثائق تمنحهم إياها. يتقلص مقدار الوقت الذي يتم قضاؤه في كل مهمة متعلقة بالمستندات خلال مراحل الشركة الدوائية بشكل كبير مع رقمنة عمليات المستندات والابتعاد عن الورق. مع كل مرحلة – من مرحلة ما قبل السريرية إلى مرحلة ما بعد السوق – باستخدام برنامج التحكم في المستندات ، يمكن لمؤسسات الأدوية ضمان سرعة الاسترجاع والتحديثات والتخزين المنظم والوصول الآمن.

يمكن لأي صناعة تخضع لرقابة عالية أن تستفيد من برامج التحكم في المستندات ، لكن المستحضرات الصيدلانية تتصدر القائمة. 

يعد الحجم الهائل من المستندات التي يجب أن تفي باللوائح الصارمة سببًا كافيًا للابتعاد عن العمليات الورقية ، ولكن العوامل المتعلقة بالأمان والتدقيق والكفاءة والمصروفات مهمة أيضًا. المنظمات الصيدلانية التي تسعى إلى إدارة الوثائق هي بالفعل خطوة واحدة قبل منافستها.

قناة تامر تركي – Tamer Turky

Adham Ahmed

خبير منتجات جوجل لتقديم اى تعليق يرجي التواصل عبر البريد التالي pc@pcegy.com
زر الذهاب إلى الأعلى
error: اذا كنت تريد مقالات مجانية لإعاداة الصياغة يوجد في قسم (مقالات مجانية)