7 نصائح قبل شراء مستلزمات مكتبية إذا كنت في السوق لاستبدال المعدات المكتبية القديمة أو تتطلع إلى شراء أحدث وأكبر التقنيات الجديدة ، فمن المهم اختيار المعدات المكتبية المناسبة لبيئة العمل المناسبة. ضع في اعتبارك هذه النصائح السبعة قبل شراء معدات مكتبية جديدة.
سواء كنت في السوق لاستبدال المعدات المكتبية القديمة أو كنت تبحث عن شراء أحدث وأكبر التقنيات الجديدة فمن المهم اختيار المعدات المكتبية المناسبة لبيئة العمل المناسبة. هل جهاز الفاكس ضروري أم أنه أكثر فعالية من حيث التكلفة أن يكون لديك قدرات فاكس عبر الإنترنت؟ إذا كان مكتبك يرسل بريدًا مجمعًا كل أسبوع ، فقد تكون آلة البريد استثمارًا جيدًا.
هل يحتاج مكتبك إلى آلة تصوير أو طابعة متعددة الأغراض يمكنها النسخ والمسح الضوئي والفاكس والطباعة؟ النقطة المهمة هي – يلزم بذل العناية الواجبة قبل اتخاذ أي قرارات شراء معدات رئيسية. الحل الأمثل لمكتبك موجود ، ما عليك سوى القيام بأداء واجبك للعثور عليه.
7 نصائح قبل شراء مستلزمات مكتبية
1. السعر.
عند شراء مستلزمات مكتبية جديدة (أو مستعملة) ، يكون السعر دائمًا عاملاً رئيسياً. لا ينبغي فقط أخذ سعر الشراء في الاعتبار ولكن كم ستكون تكلفة صيانة المعدات بشكل صحيح طوال دورة حياتها ؛ كم هي قطع الغيار أو المواد الاستهلاكية ؛ وكيف يقارن سعر الشراء بالماركات والموديلات المماثلة الأخرى في السوق؟ تقوم العديد من مواقع الويب بمقارنة الطرازات والنماذج المتشابهة لقطعة معينة من المعدات المكتبية في مخطط يسهل قراءته جنبًا إلى جنب.
2. صديق للبيئة.
إذا كان الحفاظ على البيئة أمرًا مهمًا لمؤسستك ، فإن اختيار معدات المكاتب الخضراء محدود وقد تكون ميزات المنتج المتاحة أو لا تلبي احتياجات قائمة الرغبات الخاصة بك. قد يكون الشراء الأولي أكثر من المتوقع ؛ ومع ذلك ، عادة ما يتم تقليل تكاليف الصيانة على مدى عمره بشكل كبير. تحقق من لعرض تقييمات أنواع مختلفة من المعدات المكتبية الموفرة للطاقة.
3. الاستخدام.
هناك عامل محدد آخر عند التفكير في شراء معدات مكتبية جديدة (أو مستعملة) وهو الاستخدام. كم مرة وفي أي بيئة سيتم استخدام المعدات؟ السيناريوهات الواردة في الفقرة الافتتاحية أمثلة رائعة ؛ ستساعد الظروف التي سيتم فيها استخدام المعدات المكتبية في تحديد قائمة ميزات المنتج اللازمة لإنجاز المهمة بشكل جيد وفي الوقت المناسب. قد يكون من المفيد إجراء استطلاع سريع في مكتبك لمعرفة الاحتياجات الحقيقية للمستخدمين النهائيين.
4. المستخدمون النهائيون.
يجب إعطاء وظائف العمل ومستويات مهارات الموظفين الذين يستخدمون المعدات المكتبية بعض التفكير الجاد قبل إجراء عملية شراء كبيرة. هل سيتطلب المستخدمون النهائيون تدريبًا على كيفية تشغيل
المعدات المكتبية بشكل صحيح إلى أقصى إمكاناتها وهل يتم توفير هذا التدريب مجانًا؟ هل سيتمتع المستخدمون النهائيون بوصول غير محدود إلى تقارير الاستخدام والصيانة وأداء البائعين عبر الإنترنت وهل سيتم تقديم هذه التقارير دون أي تكلفة؟ شراء مستلزمات مكتبية
5. عقد الخدمة.
أولاً وقبل كل شيء ، اكتشف مدة استمرار ضمان الشركة المصنعة لأنه يختلف من مصنع لآخر. بعد انتهاء فترة الضمان هذه من المهم للغاية مراعاة شروط وأحكام عقد الخدمة المتاحة وبأي تكلفة. هل عقد الخدمة طويل أم قصير الأجل ؛ هل هناك شرط التجديد التلقائي ؛ ما هي رسوم الإلغاء؛ هل هناك وقت استجابة مضمون ؛ وهل يتم تضمين الأجزاء والسفر في تكلفة
العقد؟ قبل الدخول في أي عقد مع الشركة المصنعة للمعدات الأصلية (OEM) أو البائع الخارجي ، من الضروري أن تفهم بالضبط ما تقوم بالتوقيع عليه. لا تخطئ في افتراض أن العقد يحتوي على شروط وأحكام مواتية. يجب على المستهلك دائمًا استشارة خبير قبل توقيع العقد ، بغض النظر عن أي مقاومة من مندوب المبيعات عند الشراء الأولي للمعدات المكتبية.
هناك طرق للتفاوض بشأن شروط وأحكام العقد المواتية. علاوة على ذلك ، يتم فقد الرافعة التفاوضية للمستهلك تمامًا بعد توقيع عقد الخدمة. تتوفر بدائل لعقود الخدمة التقليدية – الوقت والمواد ، الصيانة الوقائية فقط ، خدمة المستعير أو المستودع أو استخدام برنامج إدارة صيانة المعدات (EMMP). شراء مستلزمات مكتبية
6. الدعم الفني وتحديثات البرامج.
غالبًا ما يتم تجميع الدعم الفني وتحديثات البرامج في البنود والشروط مع شراء عقد خدمة باهظ الثمن. في الواقع ، يجب تضمين كليهما في الشراء الأولي لمعدات المكاتب لأن المستهلكين لديهم بدائل لعقد الخدمة التقليدي. يجب الوصول إلى الدعم الفني بسهولة عبر رقم مجاني ويجب توفير تحديثات البرامج مجانًا لأن هدفها هو القضاء على عطل الشركة المصنعة أو تحسين الأداء العام للمعدات المكتبية. شراء مستلزمات مكتبية
7. مدى توفر الأجزاء والمواد الاستهلاكية.
حدد ما إذا كنت تفضل الأجزاء المعتمدة من الشركة المصنعة للمعدات الأصلية والمواد الاستهلاكية الجديدة مقابل الأجزاء والمواد الاستهلاكية التي تم تجديدها. يجب النظر في إيجابيات وسلبيات كل منها. هل الأجزاء والمواد الاستهلاكية الجديدة
أو المجددة متاحة بسهولة بأسعار تقع ضمن ميزانية الصيانة الخاصة بك؟ من المهم مراجعة اللغة المتعلقة بالأجزاء والمواد الاستهلاكية في عقد الخدمة أو مقابلة موردي المواد والوقت المحتملين الذين يمكنهم إجراء الصيانة المطلوبة على المعدات المكتبية التي يتم النظر فيها. شراء مستلزمات مكتبية
في النهاية
ستساعدك العناية الواجبة فيما يتعلق بالمعايير المذكورة أعلاه في تحديد ما هو الطراز والموديل وميزات المنتج التي تتوافق بشكل أفضل مع احتياجات مؤسستك. من المهم أن تختار بحكمة عند إجراء مثل هذا الشراء المهم ؛ لا تتسرع في هذه العملية. سينتهي الشراء النهائي في النهاية إلى القطعة المناسبة من المعدات المكتبية التي تلبي غالبية احتياجات قائمة رغباتك وهي الأكثر فائدة للمؤسسة والمستخدمين النهائيين.
7 نصائح قبل شراء مستلزمات مكتبية
[https://www.youtube.com/c/HaylaTV” icon=”” target=”true” nofollow=”false”]قناة Hayla TV
أساسيات المكتب | Desk Essentials
